Comment se protéger des vols en entreprise ?

Vol en entreprise : de quoi parle-t-on ?

Vol en entreprise : définition

Comme tout type de vol, le vol en entreprise est un délit puni par la loi. Le Code pénal français définit le vol comme suit à l’article 311-1 :  “Le vol est la soustraction frauduleuse de la chose d'autrui.”

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Il peut concerner des biens matériels (fournitures de bureau, effets personnels, appareils informatiques, denrées alimentaires, marchandises, etc.), tout comme des biens immatériels (fichiers clients, données personnelles ou d’entreprise, etc.)

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À savoir que le vol des données, qui est l’un des plus gros risques rencontrés par les freelances et principalement les entreprises du tertiaire, n’est pas couvert par les assurances dommages traditionnelles. Il est donc important de se munir d’une assurance Cyber pour couvrir ce type de dommage.

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Pour être qualifié de vol en entreprise, un vol doit avoir lieu sur le lieu de travail ou avoir un lien avéré avec la vie professionnelle. Il convient ensuite de distinguer trois grandes catégories de vol en entreprise : 

• Un vol dans les locaux de l’entreprise par une ou plusieurs tierces personnes (cambriolage, vol d’opportunité) ;
• Un vol par un employé sur un autre collaborateur ;
• Un vol par un employé de biens appartenant à l’entreprise.

Il est important de bien faire cette distinction car les recours légaux et la marche à suivre ne sont pas les mêmes selon les cas.

Vol en entreprise : conséquences judiciaires

Pour le salarié reconnu coupable par la justice de vol en entreprise, la loi prévoit des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende pour un vol simple. Un vol est considéré comme simple tant qu’il n’y a pas de circonstance aggravante.

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En revanche, le cambriolage des locaux d’entreprise constitue une circonstance aggravante. On parle alors de vol aggravé. Un vol aggravé est punissable par une peine de prison minimale de 5 ans et une amende pouvant aller jusqu’à 150 000 € (sans compter les dédommagements et remboursements).

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Les coupables de certains vols en entreprise sont difficiles à démasquer, notamment pour les vols de données, car le salarié est très souvent une porte d’entrée pour le coupable, parfois à son insu. Une assurance Cyber et l’application de test de phishing notamment peuvent vous aider à lutter contre ces attaques.

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Quelles mesures préventives mettre en place contre le vol en entreprise ?

Il est nécessaire de se protéger du vol en entreprise pour deux raisons principales : 

• Bien évidemment, en raison des divers préjudices qui peuvent en découler : matériel, moral, confiance des équipes mais aussi des partenaires commerciaux ;
• Au regard de la loi, l’employeur est dépositaire des objets personnels de ses employés. De ce fait, être négligent dans la prévention des risques ou ne pas engager les démarches nécessaires suites au vol peut engager la responsabilité civile de l’employeur.

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez mettre en place plusieurs mesures de sécurité pour vous protéger contre le vol.

Restriction d’accès physique

Il s’agit de toutes les mesures permettant de limiter l’accès à une zone ou à une pièce. Cela permet ainsi de réduire le personnel pouvant pénétrer dans un lieu sensible de l’entreprise : aire de stockage/chargement, bureaux, laboratoires, aile administrative, etc. Cela peut aller de la simple serrure au système de vérification biométrique en passant par le digicode.

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Un système de sécurité physique efficace permet à la fois de se prémunir contre les vols venant de tiers et contre un éventuel vol en interne. Restreindre un accès à une zone  à un petit nombre de personnes permet en outre de réduire drastiquement le nombre de suspects en cas de vol. Les systèmes à code d’accès servent aussi à savoir qui est entré, où et à quelle heure. 

Système de vidéosurveillance

La surveillance vidéo peut aider à prévenir le vol et à le détecter rapidement. Les caméras peuvent être installées dans les zones sensibles de l'entreprise et les enregistrements peuvent être consultés en cas de besoin.

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En matière judiciaire, lors d’une procédure civile (devant les prud’hommes), les enregistrements de vidéosurveillance ne constituent une preuve recevable que si le salarié avait été notifié par l’employeur de l’existence du système vidéosurveillance. Cependant, si le vol dont le salarié est accusé a été commis dans une zone pour laquelle il n’est pas habilité à accéder, l’enregistrement vidéo est considéré comme preuve recevable.

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Lors d’une procédure pénale, la preuve de vidéosurveillance est considérée comme recevable indépendamment du fait que l’accusé ait été informé au préalable ou non de l’existence d’un système de vidéosurveillance. 

Restriction d’accès aux données

De la même manière que pour l’accès physique à une zone de l’entreprise, vous pouvez protéger vos biens immatériels en mettant en place des mesures de restriction d’accès aux données sensibles. De telles restrictions peuvent s’établir au moyen de logiciels de contrôle d'accès ou de stratégies de gestion des mots de passe.

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À la différence d’une intrusion physique dans un espace non autorisé, une personne malintentionnée qui s’introduit dans votre espace numérique peut rapidement tout récupérer. C’est pourquoi il est crucial de compartimenter l’information : 

• N’accordez l’accès aux données sensibles qu’aux personnes qui en ont directement besoin pour travailler ;
• Ne regroupez pas tous vos documents sensibles au même endroit.

Mise en place des bonnes pratiques

Pour éviter un quiproquo malencontreux où un employé partirait accidentellement avec un bien de l’entreprise, mettez en place des procédures disciplinaires et de vérification. Par exemple en invitant les équipes à vérifier leur espace de travail avant de quitter le bureau en fin de journée.

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Dans les zones sensibles de vos locaux, vous pouvez procéder à des fouilles à l’entrée et/ou à la sortie. Pour de telles mesures, stipulez-le dans le règlement intérieur.

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Comme toujours, la communication est la clé du succès : il est vital de former et d’informer vos équipes sur les politiques et bonnes pratiques de l’entreprise en matière de vol. Par exemple, une telle formation peut porter sur les procédures à suivre en cas de suspicion de vol, sur la façon de signaler les incidents ou encore sur la politique de confidentialité.

Une assurance adaptée

Ici, il ne s’agit pas tant de se prémunir contre le vol que contre ses conséquences néfastes. Si vous êtes victime d’un vol, l’assurance multirisque professionnelle Matrisk est là pour couvrir vos biens d’entreprise. En plus de constituer une mesure de sécurité supplémentaire, assurer ses biens vous permet d’aborder le risque d’une manière plus sereine.

Comment agir face à un vol en entreprise ?

Juridiquement parlant, savoir ce que vous pouvez faire peut s’avérer complexe car il existe de nombreux facteurs qui seront pris en compte par les autorités compétentes. Tâchons de clarifier les choses en distinguant les trois grandes catégories de vol en entreprise.

Vol de bien d’entreprise par un employé

C’est à l’employeur qu’il incombe d’apporter des preuves du vol, car le principe de présomption d’innocence s’applique. Sans preuve, aucune sanction disciplinaire ni aucune poursuite judiciaire ne sont possibles.

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Dans le cas d’un flagrant délit, et uniquement dans ce cas, vous êtes en droit de garder la personne jusqu’à l’arrivée des forces de police ou de la gendarmerie. C’est également applicable lors d’un vol par un tiers ou un vol entre employés mais dans tous les cas, pensez en priorité à la sécurité de vos équipes et à la vôtre.

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Avant de prononcer une sanction disciplinaire, vous avez l’obligation d’entendre ce que l’employé a à dire au cours d’un entretien auquel il aura été convoqué par écrit. À l’issue de l’entretien, selon les cas vous pourrez mettre en place une ou plusieurs des sanctions suivantes : 

• Blâme ou avertissement écrit ;
• Mutation ;
• Mise à pied ou rétrogradation ;
• Lettre de licenciement pour faute simple, faute grave ou faute lourde.

Il est à noter que toute sanction pécuniaire (amende ou remboursement) est formellement interdite par la loi. De plus, la sanction doit être à proportion de la gravité du vol commis par un salarié. Si votre entreprise dispose d’un règlement intérieur, vous ne pouvez appliquer que les sanctions qui y sont prévues. Dans le cas d’un licenciement pour faute lourde, l’intention de nuire à l’entreprise doit avoir été prouvée.

Vol en entreprise d’effets personnels par un employé

Comme on l’a déjà évoqué, l’employeur a une responsabilité vis-à-vis des effets personnels de ses employés. Ceci est d’ailleurs stipulé dans tout contrat de travail. Il doit donc mettre en place les mesures nécessaires pour prévenir ce type de vols et notamment un local ou un espace de rangement sécurisé pour les effets personnels.

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Si un vol ou une dégradation d’un effet personnel survient, votre responsabilité civile peut être engagée aux prud’hommes par la victime, à condition qu’elle puisse prouver une faute grave de votre part quant à vos obligations.

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Vous pouvez vous dégager de votre responsabilité de dépositaire des effets personnels de vos employés de trois manières : 

• Si vous prouvez une négligence de la part de l’employé victime de vol ;
• Si vous placardez une clause de non-responsabilité dans vos locaux (cette clause ne peut être intégrée au règlement intérieur) ;
• Dans les cas de force majeure (dégradation suite à un incendie par exemple).

Vol en entreprise par un tiers

Dans le cas d’un préjudice matériel suite à un vol par des tiers, l’accusé passera nécessairement par une procédure pénale. Mais avant d’en arriver là vous devrez :

• Appeler la police ; 
• Ne toucher à rien afin de faciliter le travail d’enquête ;
• Veiller à ce que personne n’accède aux lieux ;
• Prendre des photos de tous les lieux du sinistre ;
• Déposer plainte au commissariat de police ou au poste de gendarmerie ;
• Contacter votre assureur rapidement ;

Réunir tous les documents que vous demandera votre assureur : liste des biens endommagés/volés, photos prises avant et après le sinistre, tickets de caisses, emails de facture, copie du dépôt de plainte…

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Évidemment, pour certains cas cela peut être compliqué, car bien souvent ces informations sont stockées dans les éléments volés. Pour vous aider à anticiper ce type de problème, il est important de mettre en place en amont un plan de continuité, qui vous permettra : 

• De déterminer les personnes à contacter rapidement ; 
• De savoir comment gérer vos actions de communication ;
• De comprendre comment gérer la crise, avec l’aide de votre assureur ;
• De reprendre votre activité rapidement et sereinement pour limiter l’interruption d’activité.

Dans le cas où vous subiriez un préjudice financier ou immatériel, suite à un vol de données sensibles par exemple, il vous faudra également alerter les forces de l’ordre et votre compagnie d’assurances. Pensez aussi à prévenir vos partenaires commerciaux et les tiers qui pourraient être impactés par le vol.

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À savoir que, si les données volées sont à caractère personnel, vous aurez l’obligation d’en informer le CNIL, qui peut alors vous sanctionner financièrement.

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Pour synthétiser, la prévention du vol en entreprise implique deux volets : la connaissance du cadre légal quant aux obligations et droits des différentes parties prenantes d’une part ; les mesures préventives et les actions à mener pour le chef d’entreprise d’autre part. Lors d’une décision de justice pour vol en entreprise, les preuves, la gravité du vol, l'intentionnalité, l’ancienneté du salarié, le caractère isolé de l’acte sont autant de facteurs qui peuvent être pris en compte.

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Du côté employeur, les sanctions disciplinaires doivent constituer une réponse proportionnée au préjudice et faire suite à un entretien avec le ou les salariés en question. Le licenciement pour faute n’est pas toujours possible et les sanctions pécuniaires sont prohibées par la loi.

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Chez Matrisk, nous proposons à tous les entrepreneurs des solutions adaptées pour se prémunir contre les préjudices liés au vol en entreprise. Ainsi, notre assurance multirisque professionnelle est un excellent moyen de couvrir vos biens en cas de dégradation volontaire ou de vol. Alors, contactez-nous !