Comment se prémunir d’une perte d'exploitation ?

La Perte d’Exploitation : explication et enjeux

La survenance d’un sinistre (incendie, dégâts des eaux, …) peut provoquer l’impossibilité pour une entreprise de réaliser son activité, et cela sur des périodes pouvant durer de longs mois. Le chiffre d’affaires diminue ou disparaît sur l’ensemble de cette période, alors que les charges fixes (impôts, taxes, loyers, salaires, remboursement d’emprunts…) continuent de courir !

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Dans la plupart des cas, les entreprises ne disposent pas des ressources financières suffisantes pour faire face aux conséquences du sinistre. Elles feront faillite dans l’année suivante. La seule solution pour éviter la mort de l’entreprise est de souscrire, au préalable, une assurance Perte d’Exploitation.

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Attention : la Perte d’exploitation n’est pas une garantie autonome ; vous ne pourrez souscrire une garantie Perte d’Exploitation qu’en complément d’une assurance Dommages aux Biens, et la garantie ne se déclenchera que si la Perte d’exploitation est la conséquence d’un sinistre indemnisé par l’assurance dommage de base !

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En clair, dans la plupart des contrats dommages (Multirisques Professionnelle) votre option garantie Perte d’Exploitation pourra être déclenchée à la suite des évènements suivants :

• Incendie, explosion, foudre
• Dommages électriques
• Dégâts des eaux
• Bris de machine
• Tempête, grêle, poids de la neige sur les toitures
• Catastrophe naturelle
• Émeutes et mouvements populaires, vandalisme
• Attentats, actes de terrorisme.

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Concrètement, la garantie perte d’Exploitation, ça sert à quoi ? Lorsque l’un des évènements définis ci-dessus se produit, et que votre assurance multirisque professionnelle est mise en œuvre, votre option Pertes d’exploitation couvrira :

• Les pertes financières résultant de l’impossibilité ou de la difficulté de compenser les charges fixes et de générer un résultat positif du fait de la baisse de votre chiffre d’affaires résultant de l’arrêt ou de la réduction de votre activité.
• Les charges supplémentaires d’exploitation engagées avec l’accord de votre assureur pour limiter les conséquences du sinistre (location d’un local de remplacement, location de matériel en l’attente des remises en état ou de la livraison des nouvelles machines, appel à un sous-traitant pour produire tout ou partie de votre carnet de commandes,…).

La Perte d’Exploitation : les garanties optionnelles

Les dommages subis par l’entreprise peuvent aussi venir indirectement d’un fournisseur :

Perte d’Exploitation : La carence des fournisseurs

La carence des fournisseurs est un élément de protection indispensable pour les entreprises dont la production est directement dépendante d’un ou de plusieurs fournisseurs. Depuis quelques années, cette option additionnelle à la Perte d’exploitation est généralement acquise pour tout sinistre frappant directement le fournisseur, sous réserve que ce sinistre, s’il était survenu au sein de l’entreprise assurée, ait été indemnisé au titre des garanties en vigueur dans le contrat multirisque. Bien évidemment, si cette prise en compte se fait de façon quasi automatique pour les fournisseurs situés en France ou au sein de l’UE, elle demande à être prévue expressément pour les fournisseurs situés hors Europe.

Perte d’Exploitation : L’Impossibilité d’Accès

L’Impossibilité d’Accès : c’est un cas relativement fréquent : à la suite d’un sinistre, ou en raison de travaux importants rendant difficile ou impossible l’accès à l’immeuble (chantier de remplacement d’un collecteur d’eaux usées interdisant le passage des véhicules de livraison et rendant très difficile le passage des piétons jusqu’au restaurant). La garantie couvrira alors la perte de marge brute de l’entreprise provoquée par la réalisation de ce dommage matériel dans l’environnement immédiat de l’entreprise.

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Cette garantie peut également être étendue aux décisions de fermeture administrative, notamment par mesure d’hygiène, y compris lorsque le sinistre n’est pas de la responsabilité de l’assuré.

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Par exemple fermeture d’un restaurant à la suite de rupture de canalisations d’eaux usagées dans la rue). Ce type de sinistre peut également entraîner la Perte de Valeur Vénale du commerce (voir infra).Frais Supplémentaires Additionnels : le sinistre subi peut entraîner l’impossibilité de produire les biens ou services prévus dans le cadre d’un marché avec un grand donneur d’ordre (blanchisserie travaillant pour une chaîne hôtelière). Pour éviter de perdre ce client, et de devoir déposer le bilan même si l’entreprise est remise à neuf, l’entrepreneur aura intérêt, avec l’accord de son assureur, à sous-traiter jusqu’à 100% de son activité pour ne pas perdre son marché.

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La durée d’utilisation de cette option, ainsi que les montants mis en jeu sont prévus dans les conditions particulières du contrat.

Perte d’Exploitation : Frais supplémentaires seuls

Frais supplémentaires seuls : cette option concerne spécifiquement les entreprises de prestations de service. En effet, une société de conseil ou de services informatiques peut facilement reprendre son activité dans un local de remplacement, voir en télétravail. Dans ce cas, les besoins de l’entreprise de prestations de service en cas de Perte d’Exploitation vont correspondre au coût de location de bureaux provisoires, et correspondront :

• Aux loyers des locaux provisoires
• À l’installation de lignes téléphoniques provisoires ou de la fibre
• À l’information des clients
• Aux frais d’aménagement temporaire des locaux
• Aux frais de paramétrage et de réinstallation des serveurs et routeurs, …

La Perte de Valeur vénale du Fonds de Commerce

Reprenons notre exemple de restaurant fermé par décision administrative, à la suite des infiltrations d’eaux usagées provenant du mauvais entretien des installations communales. Le restaurant fonctionne bien, est connu dans sa ville ; c’est lui qui est intervenu auprès des services communaux pour faire une réclamation et prévenir du risque sanitaire : il n’a rien à se reprocher ; mais l’établissement restera fermé probablement plusieurs années, et fera l’objet d’une interdiction administrative d’ouverture :  le fonds de commerce va disparaître.

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La seule solution, est de constater la perte de la valeur vénale du fonds de commerce, et d’utiliser l’indemnisation pour aller s’établir ailleurs.

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Cette garantie concerne principalement les établissements commerciaux ayant une implantation physique, et pour lesquels, la localisation, la zone de chalandage, les habitudes de déplacement des clients est un élément constitutif essentiel du fonds de commerce. Cela n’affecte que rarement les entreprises industrielles et les sociétés de prestations de services intellectuels, dont la clientèle est peu sensible à l’implantation locale.

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La garantie Perte de Valeur Vénale du fonds de Commerce permet de compenser la perte patrimoniale subie par l’assuré ; le capital indemnitaire sera calculé en fonction du chiffre d’affaires réalisé et de la marge brute dégagée, selon l’activité commerciale exercée.

La Perte d’Exploitation : comment se préserver du risque ?

Être assuré contre le risque Perte d’Exploitation : c’est bien ; ne pas avoir besoin d’y recourir, c’est mieux ! Une bonne assurance ne remplace jamais la mise en place d’une politique de prévention des risques au sein de l’entreprise ; elle est là uniquement pour jouer en dernier recours, et assurer la reprise d’activité dans les meilleurs délais et conditions possibles.

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La garantie perte d’Exploitation est généralement intégrée dans un contrat Multirisques Professionnelle ; quel que soit le niveau de couverture souscrit, il ne couvrira jamais l’intégralité des conséquences du sinistre, tant sur le plan humain, que d’image, de retard dans le lancement de nouveaux produits, d’efforts accomplis pour reconquérir la clientèle perdue…

Plan de Prévention des Risques

C’est le premier axe de travail pour se préserver d’une perte d’exploitation. Puisque la garantie PEX intervient en second rang à la suite d’un sinistre incendie, dégâts des eaux, destruction à la suite d’une tempête de grêle…, la première action à mener est de définir un plan de prévention des risques adapté aux sinistres potentiels.

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Par exemple : Un vol de machines-outils peut entraîner un blocage de la production, et des pertes de contrats par défaut de livraison dans les délais prévus : il faut donc définir des systèmes anti-intrusion efficaces, mais également veiller à répertorier des entreprises susceptibles de louer ce type de matériel dans des délais brefs (en attendant la livraison de nouveaux équipements), et ou négocier avec des confrères régionaux, des accords de sous-traitance permettant de gérer des pointes de production, ou de remplacer l’outil de production indisponible temporairement.

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L’incendie est le risque majeur : il détruit l’intégralité des matériels et aménagements, des stocks, des pièces comptables, des supports d’archivage… Faire expertiser ses locaux par un préventeur d’une compagnie eSt une nécessité : cette analyse doit permettre de lister tous les facteurs de risques incendie, et de définir les moyens efficaces et économiques de prévenir ce risque (gestion des extincteurs par type de feu, localisation, portes coupe-feu, sprinklers…).

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Le Dégât des Eaux est avec l’incendie, le risque le plus grave car il peut détruire l’intégralité du matériel et des stocks, et nécessiter la réfection des cloisons et de l’installation électrique. Là encore, la visite d’un expert en prévention permet de limiter l’importance des sinistres, en analysant la vétusté de l’installation, en prenant des mesures préventives pour réinstaller les descentes d’eau pluviales, en détourant les canalisations des locaux de stockage et de production… En dehors des cas ou les risques dégâts des eaux provient d’une inondation, et peut entraîner la nécessite de déplacer le site lui-même, le dégât des eaux peut généralement être résolu en quelques semaines ou mois.

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Globalement, la réalisation d’un plan de prévention des risques, assorti de la nomination d'une responsable de son suivi et de son actualisation, permet de limiter le risque Perte d’Exploitation, et risques associés. Une première étape concrète de prévention des risques peut consister à remplir de façon claire et complète, un questionnaire d’analyse des risques de PME, en s’inspirant des travaux de l’AMRAE.

Plan de Continuité d’Activité

Une fois définis les risques majeurs et prises les mesures de prévention des sinistres, il convient de définir les mesures à prendre « au cas où » un sinistre interviendrait. Dans ce cas, comme indiqué pour le risque vol, une définition des principales mesures à prendre en cas de survenance d’un sinistre doit être établie :

• Il doit permettre d’organiser la mise en sécurité du personnel, puis la sélection de locaux permettant de réinstaller tout ou partie du matériel et du personnel dans les plus brefs délais ; doivent également être définis tous les postes clés et les personnes les occupant, afin de pouvoir procéder à leur remplacement temporaire ou non, en cas d’impossibilité de déplacer la personne, ou de blessure rendant son activité impossible temporairement.
• La liste des matériels indispensables à la reprise d’activité doit être disponible, et les fournisseurs potentiels doivent être identifiés.
• Les sous-traitants potentiels susceptibles de prendre en charge sur courte ou moyenne période, l’intégralité de la production, doivent également être établis, et les contacts noués sans plus attendre, afin de mettre en place des procédures d’aide et de réciprocité.
• La liste de l’ensemble des matériels secondaires mais indispensables (réseau téléphonique, fibre optique, serveurs, ordinateurs de bureau…). Et la copie des documents comptables doit être définie, les fournisseurs identifiés, et les originaux essentiels dupliqués et stockés en sécurité hors des locaux de l’entreprise.

Bien évidemment, la rédaction de ce Plan de Continuité d’activité doit être l’occasion de définir une stratégie de limitation ou de facilitation de la reprise d’activité, par exemple en externalisant dans le cloud l’ensemble de la structure informatique et téléphonique, en répartissant les matériels sensibles sur deux sites distincts, et en réalisant des opérations de transfert et de reprise d’activité à blanc, si l’entreprise en a le temps et les moyens.

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C’est à cette étape qu’intervient l’intégration de l’assurance Perte d’Exploitation, et garanties annexes, (et Perte de valeur vénale pour les entreprises commerciales).

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En effet, cette assurance prendra en charge le coût des opérations de reprise d’activité, en finançant les frais de location des locaux temporaires de remplacement, en assurant l’acquisition du mobilier de remplacement, l’acquisition ou la location de machines détruites… La garantie Perte d’Exploitation sera d’autant plus efficace que le chef d’entreprise aura préparé son plan d’action, et que l’entreprise aidera les experts de la compagnie dans la validation du périmètre du plan de sauvetage et dans la sélection des matériels et services les plus performants pour relancer la reprise d’activité au plus vite.

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Le coût de la préparation des plans de prévention et du plan de continuité d’activité sera largement compensé par l’efficacité des mesures de relance de la production, et par la limitation de la durée de reprise d’activité et de reconquête des clients et marchés perdus.

La Perte d’Exploitation : comment valoriser le risque ?

Comment définir les capitaux assurés en Perte d’exploitation ?

La perte d’exploitation consiste à rembourser à l’assuré la perte de Marge Brute de son entreprise. Cette somme sera complétée le montant des frais supplémentaires d’exploitation dans la mesure où ils permettent de diminuer la perte globale de l’entreprise. En d’autres termes, le Chiffre d’affaires se décompose en 3 éléments :

• Les charges variables
• Les charges fixes
• Le résultat d’exploitation.

Les charges fixes majorées du Résultat d’exploitation représentent la marge brute de l’entreprise. Les charges variables sont fonction de l’activité de l’entreprise : elles ne seront pas indemnisées, car en cas d’arrêt de production, elles tombent à 0. En revanche, les charges fixes :

• Salaires
• Loyer
• Remboursement d’emprunt
• Impôts…

Sont permanentes quelle que soit l’activité : elles seront donc indemnisées. Le solde, à savoir le résultat d’exploitation, sera également indemnisé.

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Attention : Nous avons indiqué dans la présentation du plan de poursuite d’activité l’intérêt de disposer de contacts avec des sous-traitants pour éventuellement transférer une partie de la production que l’entreprise n’est pas en capacité de réaliser : cette sous-traitance de production figure dans les charges variables, et sera indemnisée ; en revanche, si l’entreprise fait appel à un sous-traitant pour réaliser une production qu’elle n’est pas en mesure de réaliser, faute de savoir faire ou d’outils adéquats, cette charge sera considérée comme une charge variable, et non prise en compte dans l’indemnisation.

Comment définir la période d’indemnisation ?

L’autre critère essentiel pour déterminer le coût et l’intérêt de la garantie perte d’Exploitation est la durée de l’indemnisation.

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Globalement, sur le marché, la durée d’indemnisation varie de 6 à 24 mois. Ces durées doivent permettre de financer l’entreprise durant les travaux de reconstruction ou de remise en état de marche de l’outil de travail, et durant la période nécessaire à la reconstitution de la clientèle.

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Concrètement, il est fortement déconseillé de viser une durée inférieure à 12 mois ; en effet, en cas de sinistre majeur de type incendie, la durée des expertises, des travaux de déblaiement, de reconstruction, d’installation des matériels et de réalisation des opérations de montage essai ne pourra jamais se dérouler en moins de 12 mois. Ensuite, même si la production redémarre instantanément, la durée de reconstitution du portefeuille clientèle prendra plusieurs mois. Viser des durées inférieures pour économiser des primes est une fausse économie, contrairement aux coûts générés par les plans de prévention de Reprise d’activité qui eux sont des avances sur économies futures.

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Bien évidemment, ces durées peuvent être modulées par des clauses de limitation contractuelle d’indemnité : une durée de 18 ou 24 mois est inutile en cas de bris de machine ou de dommages électriques ; de même, on peut prévoir des durées de 24 mois en cas d’incendie, mais en limitant contractuellement la valeur de la limite contractuelle d’indemnisation à 18 mois. Attention dans ces cas à ne pas prendre de risque sur la période de reconstitution des stocks et de la clientèle.

Comment définir la période de référence pour la valorisation de la Perte d’Exploitation ?

Afin d’éviter toute prise de risque, et notamment pour tenir compte des périodes cycliques d’activité et de reconstitution des stocks, il est souhaitable de travailler à partir des données du dernier exercice comptable clos de 12 mois complets. Cette base de référence devra ensuite être ajustée pour tenir compte :

• De la nature des sinistres possibles, de la durée de reconstruction, de la date prévisionnelle de remise en production, et des délais de génération des stocks de matière première, de produits finis, et de reconstitution de la clientèle.
• De la valeur de la marge brute à la date de survenance du sinistre.
• De l’évolution prévisionnelle du chiffre d’affaires, afin de tenir également compte de la perte de croissance tendancielle du CA et de la marge brute.

L’assuré devra déclarer à l’assureur, à la fin de chaque exercice, au moment du dépôt des comptes à l’administration fiscale, la valeur de son dernier CA et de sa dernière marge brute. Ces informations permettront de régulariser la prime sur l’exercice en cours, et d’adapter le montant prévisionnel sur l’exercice à venir. À défaut, l’assuré s’expose à l’application d’une clause proportionnelle des capitaux.

La Perte d’Exploitation : comment se faire indemniser ?

Comme indiqué précédemment, la garantie Perte d’Exploitation ne prendra effet qu’en cas de survenance d’un sinistre indemnisé au titre du contrat « dommages » (Multirisques professionnels) souscrit par l’assuré. Les indemnisations seront versées sur la base des chiffres d’affaires et marge brute déclarée et des coefficients d’évolution tendancielle, des coefficients de durée, et de la nature du sinistre, ainsi que des clauses limitatives d’indemnisation.

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De même, seront prises en compte les garanties additionnelles, telles les frais supplémentaires, qui viendront répondre notamment à la possibilité d’anticiper la reprise d’activité sous réserve de réinstaller provisoirement l’entreprise dans de nouveaux locaux. Enfin, les montants seront amputés de la valeur de la franchise, qui se situe généralement aux alentours de 3 jours de perte de marge brute.

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Concrètement : la rapidité et l’effectivité de l’indemnisation dépendront de la réaction des hommes et femmes à la tête de l’entreprise, et de leur anticipation des risques et de leurs conséquences. De même, la possibilité de s’appuyer sur une structure de gestion réactive, en relation directe avec un courtier de proximité susceptible d’intervenir immédiatement sur site, et d’aider l’assuré à enclencher les opérations de sauvegarde, sera un élément déterminant du succès de l’opération ZERO PERTE D’EXPLOITATION.